内定辞退メールの書き方【メールテンプレ・例文あり】
皆さんこんにちは！
CLUTCH TIMES編集長です！
- 内定辞退はメールで伝えていい？
- テンプレや例文が知りたい！
と迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。
今回はそんな皆さんに向けてメールでの内定辞退について解説していきます！
目次
(1)メールで内定辞退を伝えるときのポイント
内定辞退の連絡は、遅くても入社の二週間前までに行い、内定辞退を決めた時点で、早めに電話かメールで連絡をしましょう。
新卒採用には膨大なコストがかかっており、企業には迷惑をかけてしまいます。
連絡方法は、電話が基本と言われていますが、メールのみの連絡でも失礼にはあたりません。
ですが、企業によってはビジネスマナー違反と捉えられることがあります。
インターンなど特にお世話になった企業に対しては、電話での内定辞退をおすすめします。
電話での内定辞退の方法についてはこちらの記事をご参考にしてください。
メールで内定辞退を伝えるときのポイント①時間帯
電話とは違い、メールは相手の時間のあるときに読んでもらうことができます。
だからといって、深夜や早朝にメールを送信することはやめましょう。
電話と同様、営業時間内にメールを送信しましょう。
メールで内定辞退を伝えるときのポイント②伝え方
以下の3つの伝え方を意識しましょう。
①内定への感謝を伝える
②内定を辞退したい意志を伝える
③内定辞退へのお詫びをする
④辞退理由は聞かれた場合に答える
(2)内定辞退メールテンプレ
内定辞退メールテンプレ①内定辞退
本文：
▢▢株式会社 人事部
〇〇様
お世話になっております。
先日、貴社より内定のご連絡を賜りました▢▢大学の〇〇〇〇です。
この度は、採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。
このような大変光栄なお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
自身の適性をあらためて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間をいただいたにも関わらずこのようなお返事となり、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。
メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
▢▢大学▢▢学部
〇〇〇〇（氏名）
メールアドレス
電話番号
件名を見ただけで本文の内容が分かるようにしましょう。
誰からのどのような内容のメールなのか簡潔に伝えるために、「内定辞退のご連絡（名前）」と名前も加えるとより良いです。
内定辞退メールテンプレ②返信への返信
本文： ▢▢株式会社 人事部
〇〇様
お忙しい中、ご丁寧にお返事をいただきましてありがとうございます。
またのご機会がございましたら、その際はよろしくお願い致します。
▢▢大学▢▢学部
〇〇〇〇（氏名）
メールアドレス
電話番号
了承の連絡が来た場合は、それ以上返信せずに、メールでのやり取りを終了して大丈夫です。
返信したいと思ったら、このように返信をしましょう。
内定辞退メールテンプレ③返信がこない
本文： ▢▢株式会社 人事部
〇〇様
お世話になっております。
▢▢大学の〇〇〇〇です。
先日、内定辞退メールを送付させていただきました。
念のためにご確認いただき、返信を頂ければ幸いです。
▢▢大学▢▢学部
〇〇〇〇（氏名）
メールアドレス
電話番号
一日経っても返信が来ないときは、再度メールをするか電話でメールが届いているか確認をしましょう。
(3)理由別内定辞退メール例文
内定辞退理由①他企業への就職
▢▢大学の○○と申します。
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。
身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらの企業にご縁を感じ、入社を決めたためです。
内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。
内定辞退理由②体調不良
▢▢大学の○○と申します。
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。
身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
体調不良により、就業できないため、内定を辞退させていただくことを決めました。
内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。
内定辞退理由③家庭の事情
▢▢大学の○○と申します。
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。
身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
私事で恐縮なのですが、急きょ家庭の事情で地元に戻らなければならなくなりました。
内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。
内定辞退理由④大学院進学
▢▢大学の○○と申します。
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。
身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
大学院に進学するため、内定を辞退させていただく決断に至りました。
内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。
内定辞退理由⑤留年
▢▢大学の○○と申します。
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。
身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
単位の修得がままならず留年する運びとなってしまいました。
そのため、内定辞退を決意いたしました。
内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。
まとめ
今回はメールでの内定辞退について解説しました！
メールは、電話と比べて気軽に連絡できる手段です。
辞退するからと適当な文面でメールを送るのではなく、マナーを守った誠実なメールを送りましょう。
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