件名：内定辞退のご連絡

本文：
株式会社▢▢　人事部
〇〇様

お世話になっております。
〇〇と申します。
先ほどお電話いたしましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は、採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

このような大変光栄なお知らせをいただきながら、誠に恐縮なのですが、貴院の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
自身の適性を鑑みた結果、このような決断となりました。

貴重なお時間をいただいたにも関わらずこのようなお返事となり、誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。

メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

▢▢大学▢▢学部
〇〇〇〇（氏名）
メールアドレス
電話番号

(2)【例文あり】電話で内定辞退をするときの会話例

内定辞退の会話例①企業に電話後繋いでもらう

学生「お忙しいところ恐れ入ります。私、先日内定通知をいただきました△△大学の〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか」
受付「変わりますので、少々お待ちください」
人事「お電話変わりました。〇〇です」
学生「お世話になっております。▢▢大学の〇〇と申します。先日いただいた内定通知の件でご連絡させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか」
人事「はい。大丈夫です」
学生「ありがとうございます。先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました」
人事「そうなんですね。差し支えなければ、辞退理由を伺ってもよろしいでしょうか」
学生「御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。最後まで悩みましたが、自分の適性や今後のキャリアについて検討した結果、そちらの企業にご縁を感じ、入社を決めました」
人事「承知しました」
学生「本来ならば直接伺ってお伝えするべきなところ、お電話での連絡となり申し訳ございません」
人事「他社での活躍を期待しています」
学生「ありがとうございます。改めて、内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。それでは、失礼致します」

受付の方が繋いでくれるので、心を落ち着かせて待ちましょう。

辞退理由は、聞かれた場合に答えるという認識で大丈夫ですが、大抵の場合聞かれます。

給料や企業の規模を理由として伝えるのではなく、「ご縁を感じた」や「やりたかったことに近い」と伝えましょう。

また、「失礼致します」と言った後、2～3秒置いて電話を切りましょう。

内定辞退の会話例②採用担当の携帯電話に電話をする

学生「お忙しいところ恐れ入ります。私、先日内定通知をいただきました▢▢大学の〇〇と申します。先日いただいた内定通知の件でご連絡させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか」
人事「はい。大丈夫です」
学生「ありがとうございます。先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました」
人事「そうなんですね。差し支えなければ、辞退理由を伺ってもよろしいでしょうか」
学生「御社の他に応募していた企業からも内定を頂き、検討の末、御社を辞退させていただくことになりました」
人事「承知しました。どちらの会社に行かれるのか伺ってもよろしいでしょうか」
学生「申し訳ございませんが、お答えすることができません」
人事「分かりました」
学生「本来ならば直接伺ってお伝えするべきなところ、お電話での連絡となり申し訳ございません」
人事「他社での活躍を期待しています」
学生「ありがとうございます。改めて、内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。それでは、失礼致します」

携帯電話にかける場合も、受付に繋いでもらうときと、ほぼ同じ手順です。

入社先の企業名は答えなくても良いです。

内定辞退の会話例③担当者不在

学生「お忙しいところ恐れ入ります。私、先日内定通知をいただきました▢▢大学の〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか」
受付「変わりますので、少々お待ちください」
受付「申し訳ございません。あいにく〇〇は外出しております。△△時頃、帰社予定でございます」
学生「かしこまりました。それでは、私から再度、△△時ころにお電話させていただきます」
受付「かしこまりました」
学生「ありがとうございます。それでは、失礼致します」

担当者が戻る時間が不明の場合も、同じように、再度電話する旨を伝えましょう。

折り返しの電話を提案されることもあると思いますが、断り、「再度、こちらからお電話させていただきます」と伝えましょう。

(3)【例文あり】理由別内定辞退の伝え方

理由①他企業への就職

お世話になっております。
▢▢大学の〇〇と申します。
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。
身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらの企業にご縁を感じ、入社を決めたためです。
内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。
それでは、失礼致します。

理由②体調不良

お世話になっております。
▢▢大学の〇〇と申します。
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。
身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
体調不良により、就業できないため、内定を辞退させていただくことを決めました。
内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。
それでは、失礼致します。

理由③大学院進学

お世話になっております。
▢▢大学の〇〇と申します。
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。
身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
大学院に進学するため、内定を辞退させていただく決断に至りました。
内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。
それでは、失礼致します。

理由④留年

お世話になっております。
▢▢大学の〇〇と申します。
先日は内定のご通知をいただき、心より感謝しております。
身勝手なお願いで申しあげにくいのですが、この度、御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
単位の修得がままならず留年する運びとなってしまいました。
そのため、内定辞退を決意いたしました。
内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。
それでは、失礼致します。