皆さんこんにちは！
CLUTCH TIMES編集長です！
皆さんは、就活でメールを使うことがあることを知っていますか？
また、正しいメールの書き方を知っていますか？
- 就活でメールを自分から送ったりするの？
- メールに決まったルールなんてあるの？
就活のメールと聞いてこのように迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。
就活で企業に対してメールを送る機会は意外と頻繁にあります。
メールは互いに要望を伝える手段として優れていますが、マナーがあることも忘れてはいけません。
顔が見えない分、人柄を判断する手段は文章のみになります。
就活メールが内定にも繋がることもあるので、メールについてもきちんと把握しましょう！
では早速今そんな就活のメールについて解説していきます！
目次
就活でメールを使うのはどんな時？
就活でメールは選考結果を受け取るだけのものではありません。
主にメールを使うのは以下のようなときです。
❶ESや履歴書の提出
❷お礼メール
❸面接の日程調節
❹質問メール
このように、就活ではメールを活用します。
ただ、メールには気をつけなければいけないマナーがいくつかあります。
知らないまま送ってしまって失礼に当たってしまって印象が悪くなるのは、もったいないです。
メールで損をしてしまわないよう、今のうちに知識をつけておきましょう！
では、まず基本のマナーを押さえましょう。
就活メールの基本マナー
就活メール基本マナー①：宛先は間違えない
大前提として宛先は絶対に間違えてはいけません。
メールアドレスはもちろんのこと、メール中に載せる企業名や担当者の名前は正確に書くことが必須です。
コツとしては、手入力ではなくコピーをすることです。
企業名・部署名・担当名をきちんと記載し、確認まで行いましょう。
担当者名が正確にわからない場合は、「採用担当者様」と書きます。
就活メール基本マナー②：件名は内容がわかるように書く
就活メールで件名を書く際は、内容が分かるように書きましょう。
人事担当者は毎日のように大量のメールを確認しているため、気遣いとして誰が送ったかもわかるような件名も望ましいです。
『具体的な件名+学校名+氏名』の手順で件名を入力してみましょう。
件名には、会社説明会参加や面接希望日のお願い、あるいは締め切り日程の確認など、具体的に書いてください。
ファイルを添付する場合は、なんのファイルかも懸命に書いておくとより良くなります。
具体的には以下の通りです。
○月△日の面接日程について 〇〇大学 佐藤太郎
○月△日の面接会場と服装について 〇〇大学 佐藤太郎
○月△日のインターンシップの履歴書 〇〇大学 佐藤太郎
就活メール基本マナー③：挨拶は必ず入れる
メールでも挨拶は必要です。
ビジネス文章では季節に合わせた挨拶がありますが、就活では堅苦しくする必要はありません。
お世話になっていたり、または相手に対する感謝の気持ちを文章にしながら、自己紹介をしましょう。
お世話になっております。
○○大学の○○です。
面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
当日、必要書類を持参の上で貴社にお伺いさせていただきますので、よろしくお願いいたします。
就活メール基本マナー④：締め
ビジネスメールでは締めの言葉も大事です。
締めの言葉がいい加減だと、メール自体にも悪影響を与えてしまい、送った人物の人間性も疑われます。
正しい敬語で相手の対応を待つような締めの言葉を使いましょう。
何卒よろしくお願い致します。
ご連絡をお願いします。
当日はよろしくお願いいたします。
ご多忙のところ申し訳ありませんが、返答をお待ちしております
なお、相手からの返答が必要ない場合は、きちんとその旨も伝えてください。
問題がなければ、ご返信は不要です。
就活メール基本マナー⑤：最後には自分の情報を
締めの言葉の後には、こちらの署名を書きましょう。
学校または企業名、フルネーム、電話番号、メールアドレスの順番で載せるのがマナーとされています。
このまま使える！就活メールの例文をご紹介
ここでは、就活メールの例文をご紹介します。
自分で作成する自信がないという方は、この例文を使ってメールを作成してみてください。
就活メール例文①：日程調整
【件名】
○月△日の面接日程について 〇〇大学 佐藤太郎
【本文】
〇〇株式会社 人事部 鈴木三郎様
この度は書類選考通過のご連絡をして頂き、誠にありがとうございます。
面接の希望日程は以下の通りになり、貴社にお伺いすることが可能ですので、ご調整をして頂けると幸いです。
(1) ○月○日（○）○時～○時
(2) ○月○日（○）○時～○時
(3) ○月○日（○）○時～○時何卒よろしくお願い致します。
〇〇大学 佐藤太郎
080-0000-0000
satoutarou@dhuukatsu.com
就活メール例文②：お礼
【件名】
○月△日面接のお礼 〇〇大学 佐藤太郎
〇〇株式会社 人事部 鈴木三郎様
本日○時に面接をしていただいた、○○です。
この度はお忙しい中、面接の機会を頂き、誠にありがとうございました。
今回の面接を通じて、○○様とお話して貴社の仕事に対する理解が深まって、御社の仕事に携わりたいという気持ちが更に強くなりました。今後、○○様より頂いたお話を踏まえた上で、自己啓発に励ませていただきます。
今後ともよろしくお願いいたします。〇〇大学 佐藤太郎
080-0000-0000
satoutarou@dhuukatsu.com
就活メール例文③：ファイルの確認
【件名】
○月△日の面接での履歴書 〇〇大学 佐藤太郎
〇〇株式会社 人事部 鈴木三郎様
先日、貴社よりご依頼頂いた○○（例、履歴書や職務経歴書など）をお送りさせていただきます。
お手数ですが、添付ファイルをご確認頂けますでしょうか。誠に恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
〇〇大学 佐藤太郎
080-0000-0000
satoutarou@dhuukatsu.com
就活メール例文④：質問
【件名】
○月△日の面接での服装について 〇〇大学 佐藤太郎
〇〇株式会社 人事部 鈴木三郎様
この度は書類選考通過のご連絡をして頂き、誠にありがとうございます。
○月△日の面接での服装についてお伺いさせていただきたくご連絡致しました。
いただいたメールには服装について特筆されていなかったのですが、当日はスーツでお伺いすればよろしいでしょうか。
大変お忙しいとは思いますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い致します。
〇〇大学 佐藤太郎
080-0000-0000
satoutarou@dhuukatsu.com
状況に応じてメールの内容も変わるので、どんな風に書けばいいのかをあらかじめ知っておくとスムーズに送信できます。
就活メールの注意点
就活メールの注意点①：返信は遅くても3時間以内
就活でのメールは最低でも1時間以内、遅くても3時間以内に返信するようにしましょう。
企業側も多忙な中で就活生のために時間を割いており、また就活生からの返信にも気を遣っています。
そのため、遅すぎては企業側も不安になりますし、またすぐに報連相ができない人間というイメージを与えてしまうので、メールはすぐに送信しましょう。
17時以降も一般企業が仕事を終わる時間帯なので、10時から11時、あるいは14時から16時の間がおすすめです。
就活メールの注意点②：メールアドレス新しく作る
メールアドレスを用意するのであれば、就活用に新しく用意することをおすすめします。
就活の際は、携帯用のアドレスやプライベート用のアドレスは使用しないことが望ましいです。
携帯用では連絡メールが届かない可能性もあり、またプライベートのアドレス名だと企業から悪い印象が持たれることもあり、内定に響きます。
大学名と自分の名前を合わせたアドレスに設定しましょう。
就活メールの注意点③：装飾、絵文字
友達同士のメールでは装飾や絵文字を付けますが、就活では絶対にNGです。
TPOをわきまえられないというイメージを与えられてしまい、企業側からの印象が一気に悪くなります。
ビジネスシーンで装飾や絵文字を使う場面はないため、就活でも使ってはいけません。
シンプルな文章を心がけてください。
就活メールの注意点④：改行・段落分け
改行を使えばメールは読みやすくなりますが、やりすぎては逆に意味が伝わらなくなります。
読みやすくする為にも、文章として成立しそうな個所を見極めて改行しましょう。また、空白は1行だけで充分です。
文章量が多くなりそうな場合は適度な改行も必要ですが、不要な個所もないか読み直してみることもおすすめします。
就活メールの注意点⑤：敬語
ビジネス敬語のノウハウが広まるようになり、テンプレートも多く揃うようになりました。
テンプレートを参考にすれば間違えることはありませんが、尊敬語・丁寧語・謙譲語をそれぞれ学ぶこともおすすめします。
企業側は自分よりも目上である認識を持ち、正しい敬語を使うことが大事です。
ただし、一つの文章に敬語を盛り込みすぎてはくどくなり、逆に印象が悪くなります。
メールが完成してもすぐに送信せず、敬語の使い方が正しいか推敲してみましょう。
まとめ
今回は就活でのメールについてご紹介しました。
メールは就活の最中だけでなく、実際に社会に出てからもたくさん使います。
基本的なマナーはその時にも大いに作立ちます。
今から社会人の準備をするという意味でも、メールに関するマナーを覚えておきましょう。
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